Agenda

De Agenda-module helpt het team in de apotheek om overzicht te houden op gezamenlijke afspraken, deadlines en belangrijke gebeurtenissen zoals verjaardagen van collega's.

Doel van de module

Het doel van deze module is een centrale plek bieden voor alle tijdgebonden informatie binnen de apotheek. In plaats van losse briefjes of verschillende digitale agenda's, komt alles hier samen. Zo weet iedereen wanneer er overleg is, wanneer er een audit plaatsvindt of wanneer een collega jarig is.

Belangrijkste functies

• Afspraken beheren: Items toevoegen, wijzigen of verwijderen. Een afspraak heeft een titel en een start- en eindtijd, met optioneel een locatie en omschrijving. Een meerdaagse afspraak en een afspraak voor de hele dag zijn ook mogelijk.
• Deelnemers selecteren: Geef aan of een afspraak voor het hele team is, of voor een specifieke selectie van medewerkers of rollen (bijvoorbeeld alleen de apothekers). Kiest u een rol, dan zien alle collega's met die rol de afspraak. U kunt rollen en losse personen in dezelfde afspraak combineren.
• Herinneringen: Stel tot twee herinneringen per afspraak in die als pushmelding op de telefoon of in de browser verschijnen. U kiest per herinnering wanneer ze afgaat, van het moment van starten tot twee weken van tevoren.
• Melding bij opslaan: Bij het aanmaken van een afspraak kunt u de deelnemers meteen op de hoogte stellen. Bij het aanpassen van een bestaande afspraak kiest u zelf of u de deelnemers van de wijziging op de hoogte brengt.
• Verschillende weergaven: Wissel tussen een lijst, een maandkalender of een lijst met aankomende verjaardagen.
• Zoeken: Zoek snel een afspraak op titel.
• Synchronisatie: Koppel de apotheek-agenda aan uw eigen prive-agenda (zoals Outlook, Google Calendar of Apple Agenda) via een persoonlijke link.

Schermen

Lijst

De standaardweergave. De afspraken staan per dag gegroepeerd binnen de gekozen week. Per afspraak ziet u het tijdvak (of "Hele dag"), de titel en eventueel de locatie. Met de weeknavigator bovenin bladert u naar een vorige of volgende week. Een meerdaagse afspraak toont het bereik van begin tot eind.

Kalender

De maandweergave. De dagen met een afspraak krijgen een markering. Tik op een dag om de afspraken van die dag eronder te zien. Met de pijlen bladert u tussen de maanden.

Verjaardagen

Een overzicht van de collega's die de komende weken jarig zijn, gegroepeerd per dag ("Vandaag", "Morgen" en verder vooruit). Alleen collega's die hun verjaardag in hun profiel met het team delen verschijnen hier. De leeftijd wordt nooit getoond.

Synchronisatie

Het scherm waarin u de apotheek-agenda aan uw eigen agenda-app koppelt. U krijgt een persoonlijke koppellink, op de computer ook als QR-code. Alleen de afspraken die u zelf mag zien worden meegenomen. Nieuwe afspraken verschijnen binnen enkele minuten in uw eigen agenda.

Werkwijze

1. Navigatie: Open de module via het menu. U komt standaard in de lijstweergave terecht.
2. Weergave kiezen: Gebruik de knoppen bovenin om te wisselen tussen de lijst, de kalender of het verjaardagenoverzicht.
3. Afspraak toevoegen: Klik op de "+" knop. Deze ziet u alleen als u het recht heeft om de agenda te beheren.
4. Details invullen:
   • Voer een duidelijke titel in. De titel is verplicht.
   • Kies de start- en eindtijd. Vink "Hele dag" aan voor een afspraak zonder vast tijdstip.
   • Voeg eventueel een locatie en omschrijving toe.
5. Wie doet er mee?:
   • Kies "Iedereen" als de afspraak voor de hele apotheek is.
   • Kies "Selectie" om specifieke collega's of rollen (zoals "Apothekersassistent" of "Apotheker") uit te nodigen.
6. Herinneringen instellen: Kies eventueel wanneer u een melding wilt ontvangen, bijvoorbeeld 15 minuten en 1 uur van tevoren.
7. Opslaan: Sla de afspraak op. Bij een nieuwe afspraak ontvangen de deelnemers standaard een melding.

Bijzonderheden

• Zichtbaarheid: U ziet de afspraken waar u bij betrokken bent en de afspraken die voor iedereen zijn bedoeld. Beheerders met het recht om de agenda te beheren zien en beheren alle afspraken.
• Wijzigen en verwijderen: Een afspraak wijzigen of verwijderen kan alleen de maker of een beheerder met het recht om de agenda te beheren. Verwijderen vraagt om een bevestiging en kan niet ongedaan worden gemaakt. Verschuift u een afspraak naar een later moment, dan worden nog niet verstuurde herinneringen automatisch meeverplaatst.
• Eenmalige afspraken: Een afspraak is altijd eenmalig. Voor een terugkerende afspraak maakt u losse items aan.
• Verjaardagen: Een verjaardag is alleen zichtbaar als een collega in de eigen profielinstellingen heeft aangegeven de verjaardag met het team te delen. De leeftijd wordt nooit getoond.
• Sync-link: De koppellink voor uw externe agenda is strikt persoonlijk. Deel deze niet met anderen. Denkt u dat de link in verkeerde handen is gevallen, dan genereert u in het synchronisatiescherm een nieuwe link. De oude link stopt dan direct met werken en moet u opnieuw in uw agenda-app toevoegen.