Rooster

Doel van de module

De module Rooster in Remedice is het centrale punt voor de werkplanning binnen de apotheek. Medewerkers kunnen direct zien wanneer en voor welke taak zij zijn ingepland. Planners beschikken over een interactief planningsbord om wekelijks de bezetting per taak en dagdeel te beheren en te publiceren.

Belangrijkste functies

Roosteroverzicht voor medewerkers: Bekijk het eigen rooster en het teamoverzicht voor de huidige of een andere week.
Interactieve planner: Een wekelijks planningsbord waarmee planners medewerkers aan taken en dagdelen kunnen koppelen.
Twee weergavemodi: Schakel tussen de weergave per taak (wie is waar ingepland) en per medewerker (wat doet een medewerker elke dag).
Bezettingsbewaking: Een visuele bezettingsbalk per dag en over de gehele week, met kleurcodering groen/oranje op basis van de geconfigureerde minimale bezetting per taak.
Concept en publiceren: Roosters worden eerst als concept opgeslagen (alleen zichtbaar voor planners) en daarna gepubliceerd, waarna medewerkers een pushmelding ontvangen.
Vaste werkdagen: Beheerders kunnen per medewerker vaste dagdelen instellen. Deze worden automatisch als beschikbaarheid overgenomen.
Taak-medewerker koppeling: Beheerders kunnen medewerkers aan een taak koppelen. Bij het inplannen van die taak staan de gekoppelde medewerkers bovenaan.
Cel-notitie: Planners kunnen een korte notitie bij een specifieke cel (dag, dagdeel en taak) zetten, bijvoorbeeld "eerst de balie opruimen". De notitie wordt klein onder de inplanning getoond.
Export: Het rooster kan worden gedownload als gekleurd Excel-bestand. Per week is er een visueel roosterblad met de taakkleuren en de cel-notities, voor de scope week, maand of jaar.

Werkwijze

Voor medewerkers

Open de zijbalk of het menu en selecteer Rooster.
Gebruik de weeknavigator om vorige of komende weken te bekijken.
Het scherm toont wie op welk dagdeel en welke taak is ingepland voor de geselecteerde week.

Voor planners

Navigeer via het menu naar Planner. Deze optie ziet u alleen met het recht om het rooster te plannen.
Kies de gewenste week met de weeknavigator. De planner toont standaard de komende week.
Kies bovenin de weergavemodus: Per taak of Per medewerker.
Tik op een cel om de toewijzing te bewerken via de cel-modal:
In de taakmodus: selecteer meerdere beschikbare medewerkers voor een taak en dagdeel. Medewerkers die aan de taak zijn gekoppeld staan bovenaan. Via Toon alle medewerkers verschijnen ook de overige beschikbare medewerkers. In dezelfde modal kunt u een korte notitie bij de cel zetten.
In de medewerkermodus: kies een taak voor een specifieke medewerker in een dagdeel, of verwijder de toewijzing.
Is een medewerker volgens de beschikbaarheidsmodule niet beschikbaar voor dat dagdeel, dan toont de modal een waarschuwing. De waarschuwing is een advies en geen blokkade. U kunt de medewerker desgewenst toch inplannen.
Wijzigingen worden na een korte vertraging automatisch als concept opgeslagen. De bezettingsbalk bovenaan toont de voortgang.
Klik op Publiceren in de bezettingsbalk om het rooster te publiceren. Publiceren vereist een apart recht. Alleen medewerkers van wie de inplanning is veranderd ontvangen een pushmelding met een samenvatting van wat er voor hen is gewijzigd.

Voor beheerders

Navigeer via de bezettingsbalk of het menu naar Rooster instellingen. Deze optie ziet u alleen met het recht om de roosterinstellingen te beheren.
Stel de actieve werkdagen, dagdelen (met begin- en eindtijd) en taken (met kleur) in.
Configureer de minimale bezetting per taak per dagdeel.
Koppel onder Taak-medewerkers per taak de medewerkers die deze taak doen. Gekoppelde medewerkers staan bij het inplannen van die taak bovenaan.
Beheer vaste werkdagen per medewerker. Deze worden automatisch als beschikbaarheid ingesteld.

Bijzonderheden

Roosters met de status Concept zijn uitsluitend zichtbaar voor planners en beheerders. Medewerkers zien een rooster pas nadat het is gepubliceerd.
De bezettingsbalk toont per dag een donut-grafiek met het aantal ingeplande medewerkers ten opzichte van het minimum. Klik of hover op een dag voor een uitsplitsing per dagdeel en taak.
Wanneer een medewerker in de taakmodus al bij een andere taak is ingepland in hetzelfde dagdeel, toont de cel-modal een waarschuwing.
Een cel-notitie is maximaal 280 tekens. Het invoerveld toont het resterende aantal tekens.
Bij het verlaten van de planner met niet-opgeslagen wijzigingen verschijnt een bevestigingsmodal met de keuze om op te slaan of te verwerpen.
Concept-roosters ouder dan 4 weken worden automatisch verwijderd. Aan het begin van elk jaar verstuurt Remedice het volledige rooster van het afgelopen jaar als Excel-bestand naar de beheerders. Het jaar daarvoor wordt als Excel naar een beveiligd archief verplaatst en daarna uit de database verwijderd. Het huidige en het afgelopen jaar blijven altijd in de database beschikbaar.